Flujos (Workflows)
Ver, configurar y administrar flujos de trabajo.
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Se accede a este módulo desde el menú de navegación lateral en el elemento de menú Flujos de trabajo.
El módulo Flujos de trabajo es un generador de flujo de trabajo visual que se utiliza para automatizar procesos. Los flujos de trabajo son lo suficientemente flexibles como para desarrollar la automatización relacionada con los datos de contacto, la mensajería automatizada, la asignación y más. Un solo flujo de trabajo consta de un activador y uno o más pasos.
La página principal del módulo Flujos de trabajo enumera todos los flujos de trabajo existentes.
Aquí podrá hacer lo siguiente:
Para crear un flujo de trabajo:
1- Navegue a la página principal de Flujos de trabajo
2- Haga clic en Agregar flujo de trabajo
3- Asigne un nombre al flujo de trabajo
4- Haga clic en Crear
Limitación: Máximo de 100 flujos de trabajo por espacio de trabajo.
Para crear un flujo de trabajo a partir de una lista de plantillas:
1- Navegue a la página principal de Flujos de trabajo
2- Haga clic en la flecha desplegable junto al botón AGREGAR FLUJO DE TRABAJO
3- Seleccione Examinar plantillas
4- Elija una de las plantillas y haga clic en el botón Usar plantilla
Se creará el flujo de trabajo prediseñado. Actualice los pasos resaltados en rojo para guardar o publicar el flujo de trabajo.
Se puede guardar un flujo de trabajo haciendo clic en el botón GUARDAR en la barra superior del Generador de flujos de trabajo.
Los errores de configuración de pasos deben resolverse antes de poder guardar un flujo de trabajo.
Si un paso en el flujo de trabajo está configurado incorrectamente, aparecerá el signo ⚠ en la barra superior. Pase el cursor sobre el icono para ver qué pasos tienen errores de configuración. Haga clic en el paso en la lista desplegable para identificarlo en el generador de flujo de trabajo y abra su configuración en el cajón de configuración.
Para iniciar un flujo de trabajo, debe publicarlo. Un flujo de trabajo se puede publicar desde dos lugares:
Desde el menú Acciones en la página de listado de Flujos de trabajo
Con el botón Publicar dentro del Workflow Builder.
Una vez que se publique el flujo de trabajo, se ejecutará. Los contactos que cumplan con los criterios de activación ingresarán al flujo de trabajo. Para editar un flujo de trabajo publicado, debe detener el flujo de trabajo.
Cuando se detiene un flujo de trabajo, todos los contactos inscritos se expulsarán inmediatamente. No se volverán a inscribir en el flujo de trabajo cuando se vuelva a publicar.
Desde el menú Acciones en la página de listado de flujos de trabajo.
Con el botón Detener dentro del Constructor de flujos de trabajo.
Una vez que se detiene un flujo de trabajo, se puede editar.
Puede detener un flujo de trabajo para un contacto en el:
Navegue hasta el icono de flujos de trabajo, en la pestaña Flujos de trabajo en curso, haga clic en Detener en el flujo de trabajo deseado.
Los flujos de trabajo en curso que están habilitados a través de la Configuración de flujos de trabajo aparecerán en la lista de flujos de trabajo publicados, y estos son los únicos flujos de trabajo que se pueden detener para un contacto. Los flujos de trabajo que están publicados pero no están en curso también aparecerán en esta lista; sin embargo, no se pueden detener.
Acceda a la Configuración de Flujos de Trabajo desde el Menú de Acciones en la página de resumen de Flujos de Trabajo o dentro del constructor de Flujos de Trabajo haciendo clic en el ícono de configuración.
Un flujo de trabajo solo se puede editar cuando está detenido
La edición tiene lugar en Workflow Builder. En el menú Acciones en la página de listado de Flujos de trabajo, haga clic en Abrir en Builder. Una vez dentro de Workflow Builder, puede editar el Workflow.
Para exportar un flujo de trabajo, abra el menú Acciones y haga clic en el botón Exportar flujo de trabajo
El flujo de trabajo se descargará como un archivo JSON. Luego se puede importar a otro espacio de trabajo
Para importar un Workflow, vaya a la página principal de Workflow. Haga clic en la flecha desplegable junto al botón AGREGAR FLUJO DE TRABAJO y seleccione Importar flujo de trabajo.
Haga clic en Examinar archivo para seleccionar su flujo de trabajo y haga clic en el botón IMPORTAR.
Para importar su flujo de trabajo con éxito, asegúrese de:
El archivo está en formato JSON.
Todos los valores en el archivo JSON están listados y formateados correctamente
El archivo no puede exceder los 400 KB
El archivo no puede contener más de 100 pasos de flujo de trabajo
Cada flujo de trabajo tendrá la siguiente información asociada en sus columnas.
El estado del flujo de trabajo se utiliza para determinar si el flujo de trabajo se está ejecutando actualmente. Hay 3 estados posibles:
Borrador: un flujo de trabajo que nunca se ha publicado
Publicado: un flujo de trabajo que está implementado actualmente
Detenido: un flujo de trabajo publicado anteriormente que se ha detenido
Cada flujo tiene columnas adicionales como se ve abajo
Nombre
Presenta el nombre y la descripción
Última publicación por
Muestra el usuario que publicó el último.
Última publicación
Muestra la última fecha de publicación.
Creado por
Muestra el usuario que lo creó.
Fecha de creación
Muestra la fecha de creación
Publicar flujo (Publish workflow)
Solo muestra cuando el flujo está en Borrador (Draft) o Detenido (Stopped)
Detener flujo (Stop workflow)
Solo se muestra cuando se publica el flujo de trabajo
Editar nombre/descripción
(Edit name/description)
Permite editar el nombre o la descripción del flujo de trabajo
Abrir en el generador (Open in builder)
Abre el flujo de trabajo en el generador.
Clonar (Clone)
Crea un flujo de trabajo duplicado en estado de borrador.
Eliminar (Delete)
Elimina el flujo
Los flujos de trabajo se abren en Workflow Builder. Workflow Builder es un editor visual donde se pueden agregar, eliminar y configurar pasos. Consta de 4 secciones principales:
La barra superior (Top Bar)
Herramientas de asistencia (Assistive tool)
Canvas
Caja de configuraciones (Configuration drawer)
La barra superior se utiliza para administrar elementos clave relacionados con el flujo de trabajo, como el nombre, la descripción, los errores en la configuración de pasos y el estado de los flujos de trabajo. Los elementos de la barra superior se enumeran a continuación.
Nombre (Name)
Muestra el nombre y permite editar el nombre o la descripción.
Indicador de error (Error indicator)
Indica un error de configuración de paso.
Botón guardar (Save button)
Permite guardar el flujo de trabajo.
Boton Status (Status Button)
Permite publicar y detener el flujo de trabajo.
Las herramientas de asistencia están diseñadas para ayudarlo a navegar por el lienzo. Incluye 4 herramientas: Acercarse Disminuir el zoom Volver al 100% ZoomHold Arrastrar lienzo
Canvas es la interfaz de arrastrar y soltar que proporciona una descripción general del flujo de trabajo. Permite al usuario observar visualmente la lógica y la secuencia del viaje de un contacto durante un evento. Aquí se llevan a cabo acciones como construir nuevos pasos, arrastrar o soltar pasos y conectar pasos.
Para configurar un disparador o paso, haga clic en el bloque para abrir el cajón de configuración. Hay algunas acciones disponibles dentro del cajón de configuración: Edite el nombre del paso, Defina la acción del evento o paso desencadenante y Elimine el paso
Si se detiene un flujo de trabajo, todos los contactos inscritos se expulsarán inmediatamente del flujo de trabajo. No se volverán a inscribir en el flujo de trabajo si se vuelve a publicar.
Las respuestas no válidas, como las respuestas en un formato incorrecto, no se pueden guardar. Especifique claramente un formato de respuesta al hacer una pregunta.
Un flujo de trabajo puede finalizar prematuramente por las siguientes razones:
El flujo de trabajo se detuvo. Si se detiene un flujo de trabajo, todos los contactos inscritos se expulsarán inmediatamente del flujo de trabajo.
El Contacto cayó bajo la Rama de Fallos y no hubo viaje continuo. Los contactos pueden incluirse en una rama de fallas si proporcionan respuestas no válidas o no cumplen con las condiciones especificadas. Si no hay pasos configurados en la rama de fallas, el flujo de trabajo finalizará. Es recomendable configurar los pasos en la Rama de fallas para que los Contactos puedan continuar su viaje si aterrizan aquí.
Hacer una pregunta: tiempo de espera (Ask a Question - Timeout) El paso Hacer una pregunta tiene un período de tiempo de espera predeterminado de 7 días. Si los contactos no responden dentro del período de tiempo de espera definido o predeterminado, el flujo de trabajo finalizará. Es recomendable crear una rama de tiempo de espera y agregar pasos para que los contactos continúen su viaje en caso de que se agote el tiempo de espera. Lea más sobre el paso Hacer una pregunta aquí.
Asignar a - Tiempo de espera (Assign to - Timeout) El paso Asignar a tiene un período de tiempo de espera predeterminado de 7 días. Si no se puede encontrar un asignado que cumpla con la lógica de asignación dentro del período de tiempo de espera definido o predeterminado, el flujo de trabajo finalizará. Es recomendable crear una rama de tiempo de espera y agregar pasos para que los contactos continúen su viaje en caso de que se agote el tiempo de espera. Lea más sobre el paso Asignar a aquí.
Condición de la rama (Branch condition- Else) Los contactos que no cumplan con las condiciones requeridas de una rama se incluirán en la rama Else. Si no se configuran pasos en esta rama, el flujo de trabajo finalizará. Es recomendable configurar los pasos en la rama Else para que los Contactos puedan continuar su viaje si aterrizan aquí. Lea más sobre los pasos de la rama aquí.
Enviar un mensaje: error Si no se envía un mensaje por algún motivo (p. Ej., Ventana de mensajería cerrada, problemas de conexión de red), el contacto saldrá del flujo de trabajo.
No, un contacto no volverá a abrir la conversación respondiendo al paso "Hacer una pregunta".
El contacto no será asignado y pasará al siguiente paso. Si no hay un paso siguiente, el flujo de trabajo terminará
No, el flujo de trabajo continuará incluso si la conversación se cierra manualmente en la plataforma. El flujo de trabajo sólo terminará si la conversación cierra en el Módulo de Flujos de Trabajo.
Ambos flujos de trabajo se ejecutarán al mismo tiempo.
¿Puede un Contacto volver a entrar en el mismo flujo de trabajo que están actualmente inscritos?
Un contacto no puede volver a entrar en un flujo de trabajo en el que está inscrito. El contacto tiene que salir del flujo de trabajo y cumplir con los criterios para que el evento desencadenante vuelva a repetir o volver a entrar en un flujo de trabajo.
¿Por qué el campo de contacto no guarda las respuestas en el paso de Pregunta?
Las respuestas no válidas, como las respuestas en el formato incorrecto, no se pueden guardar. Especifique claramente un formato de respuesta cuando haga una pregunta para evitar este escenario.
He actualizado un valor de Campo de Contacto pero el valor antiguo sigue siendo aplicado. ¿Por qué los flujos de trabajo no aplican el valor actualizado?
Toda la información de contacto será almacenada en caché o almacenada durante tres (3) minutos una vez que se active el flujo de trabajo para permitir un acceso más rápido a los datos. Si un campo de contacto está siendo actualizado manual o programáticamente mientras el contacto está todavía en el flujo de trabajo, la información tomará hasta tres (3) minutos para reflejarse en el flujo de trabajo. Hasta entonces, se mostrará el valor anterior.
Si añado un paso de Preguntas después de que una conversación se haya cerrado (p. ej. Cerrar paso de conversación o activador cerrado de conversación), ¿se reabrirá la conversación si el contacto responde?
No, un Contacto no reabrirá la conversación respondiendo al paso 'Hacer una Pregunta'
¿Por qué no se guarda la respuesta del Contacto en el Campo de Contacto que he seleccionado?
Podría ser porque el campo de contacto elegido bajo la opción Guardar respuesta no coincide con el tipo de pregunta. Por favor, asegúrese de seleccionar el campo de contacto correcto para el tipo de pregunta al guardar una respuesta. Por ejemplo, si el tipo de pregunta es una fecha, entonces la respuesta no se puede guardar como un campo de contacto diferente, como dirección de correo electrónico o número de teléfono.
¿Por qué me encuentro con el error de flujo de trabajo "detectado" cuando intento publicar mi flujo de trabajo?
El error "de flujo de trabajo detectado" ocurre cuando un flujo de trabajo incluye un paso que puede activarse a sí mismo u otro flujo de trabajo que a su vez desencadena el flujo de trabajo original, resultando en un bucle infinito. Evite que este error ocurra y asegúrese de que su flujo de trabajo funciona como se pretende comprobando su flujo de trabajo con estos pasos:
Duplicar disparadores en un flujo de trabajo: Compruebe si los pasos de su flujo de trabajo son idénticos al disparador del flujo de trabajo. Si el activador del flujo de trabajo y cualquier paso en el flujo de trabajo son los mismos, puede causar que un bucle ocurra. Asegúrese de que el gestor de flujo de trabajo es único y no coincide con ningún otro paso en el flujo de trabajo.
Pasos que pueden activar otros flujos de trabajo: Compruebe si su flujo de trabajo tiene cualquier paso que pueda activar otro flujo de trabajo. Por ejemplo, si el flujo de trabajo A tiene un paso que puede activar el flujo de trabajo B, y el flujo de trabajo B también tiene un paso que puede activar el flujo de trabajo A, un bucle puede ocurrir. Asegúrese de que los flujos de trabajo no contengan ningún paso que pueda activarse entre sí.
Una vez que se haya creado el flujo de trabajo, se abrirá en . Comience a crear el flujos de trabajo seleccionando un disparador.
Para ver la lista de las plantillas de flujos
En el Workflow Builder podrá seleccionar entre las
